営業事務の業務フローを解説！効率化の方法や手順、事例についても紹介

営業活動の裏側で、顧客対応や資料作成、受発注処理などを担うのが営業事務です。営業担当者が本来の営業活動に集中できるよう、事務的なサポートを行う役割として、企業の売上向上にも大きく貢献しています。しかし、業務が属人化していたりフローが非効率であったりするケースも多く、改善の余地が残る企業も少なくありません。

この記事では、営業事務の基本的な仕事内容や業務フロー、効率化の方法や手順について具体的に解説し、実際の成功事例も紹介します。

営業事務のおもな仕事

営業事務は、営業担当者のサポート役として、さまざまな事務作業を担う職種です。具体的な仕事内容は、以下のように多岐にわたります。

• 顧客からの問い合わせ対応（電話・メール）

• 見積書・契約書・請求書などの資料作成

• 営業データの入力や管理

• 受発注業務および納期調整

• 会議資料の準備と議事録の作成

これらの業務は営業担当者の業務効率を高めるために必要不可欠なものです。営業事務がスムーズに業務を行うことで、営業活動の精度とスピードが向上し、顧客満足度の向上や売上の最大化にもつながります。

また、近年ではインサイドセールスとの兼務や営業支援システム（SFA）の操作も求められる場面が増えており、より幅広いスキルが期待されています。

営業事務の業務フロー

営業事務の業務は、一定の流れに沿って進められるケースが一般的です。代表的な営業事務の業務フローは以下のとおりです。

1. 問い合わせ対応や情報収集
   営業部門に寄せられた顧客からの問い合わせ内容を正確に記録し、営業担当者に共有します。また、必要に応じて過去の取引情報や顧客情報の確認も行います。

2. 見積書・資料の作成
   営業担当者の指示をもとに、見積書や提案資料を作成します。営業活動に必要なデータや実績を社内システムから抽出し、フォーマットに落とし込むスキルが求められます。

3. 受発注・納期管理
   顧客からの発注内容を確認し、社内の在庫状況やスケジュールを調整します。取引先や製造部門と連携し、納品までのスケジュール管理を担う重要な工程です。

4. 請求書発行・売上計上
   納品が完了したタイミングで請求書を発行し、会計システムへの売上計上処理を行います。ミスが許されない工程のため、細部まで正確な作業が必要です。

5. データ入力・報告書作成
   営業活動の記録をSFAやExcelなどで管理し、週次や月次の営業報告書を作成します。営業部門の戦略判断を支える重要なデータベース構築にも関わります。

このように、営業事務の業務は単純な入力作業にとどまらず、各部門との連携やスケジュール調整、数値管理までを含む広範囲な業務です。業務が属人化しやすい点も課題であり、標準化と効率化が今後の鍵となります。

営業事務を効率化する方法

営業事務の業務は多岐にわたり、対応する作業が多いほど、業務効率の差が成果に直結します。そのため、効率化の取り組みは企業全体の生産性向上にもつながる重要な施策です。

営業事務を効率化する方法として、以下の5つが代表的です。

これらの方法を組み合わせて活用することで、単なる「業務量の削減」だけでなく、「業務の質の向上」も同時に実現可能です。

効率化には現場ごとの工夫が求められますが、汎用性の高いツールや仕組みを活用することで、属人化や非効率なフローの課題を解決できます。特にITツールの活用は、営業事務の業務内容やフローの変革に大きな効果をもたらすため、多くの企業で注目されています。

営業支援ツール（SFAツール）の導入

SFA（Sales Force Automation）ツールは、営業活動を可視化・分析し、営業担当者および営業事務の作業を効率化するためのツールです。営業事務においては、案件進捗の確認や顧客情報の管理、資料作成の基盤として活用する場面が増えています。

SFAツール導入による具体的なメリットは以下のとおりです。

• 顧客情報や対応履歴の一元管理が可能になる

• 報告書作成やデータ入力の自動化が実現できる

• 営業活動の進捗や成約見込みの可視化により、正確なサポートが行える

これまでExcelや紙ベースで管理していた情報をクラウド上で一元化することにより、人的ミスの削減や引き継ぎの効率化が期待できます。導入にあたっては、営業部門との連携を重視し、業務フローとの整合性を図ることが重要です。

SFAツールの活用により、営業事務の役割がより戦略的なものへと進化していきます。

アウトソーシング

営業事務の業務量が多すぎる、または繁忙期と閑散期の差が大きい場合には、アウトソーシングが有効な選択肢となります。業務の一部を外部委託することで、社内のリソースをより重要なコア業務に集中させることができます。

アウトソーシングが適している業務は以下のようなものです。

• データ入力や書類のスキャン・PDF化などの定型業務

• 契約書や請求書の発行と発送処理

• 顧客データベースの更新・管理業務

外注先とのコミュニケーションを円滑に行う仕組みを整備すれば、品質を維持したまま業務負荷の軽減が可能です。また、専門の事務代行会社は営業事務に特化した知見を持っており、スピードや正確性の面でも高いパフォーマンスが期待できます。

費用対効果の高い業務から順に委託することで、無理なく効率化を進められます。

マニュアルの作成

営業事務の業務効率化において、最も基本でありながら効果が高い手段のひとつが業務マニュアルの作成です。マニュアルが存在することで、業務の属人化を防止し、新人教育や引き継ぎの時間を大幅に削減できます。

マニュアルに記載すべき主な項目は以下のとおりです。

• 各業務の目的と担当範囲

• 操作手順や利用ツールの使い方

• よくあるトラブルとその対処法

文書だけでなく、図やフローチャート、動画マニュアルなどを取り入れることで、視覚的に理解しやすくなり、教育効果も高まります。

マニュアルは作成して終わりではなく、定期的な更新が必要です。業務内容や使用ツールが変わるたびに更新を行い、常に現場に合った内容を維持することが、営業事務の品質を高く保つための重要なポイントです。

インサイドセールスの導入

近年、多くの企業で導入が進んでいるのがインサイドセールスです。これは、訪問や対面営業ではなく、電話やメール、オンライン商談ツールを活用して営業活動を行う手法です。営業事務との連携によって、業務分担が明確になり、全体の生産性が向上します。

営業事務との主な役割分担は以下のとおりです。

• インサイドセールス：顧客の一次対応、商談前のニーズ把握

• 営業事務：資料作成、契約処理、営業支援業務の実行

これにより、営業担当者は成約に直結する商談やクロージングに専念できるようになります。インサイドセールスを内製化する場合は、営業事務が一部機能を兼務するケースもありますが、明確な線引きを設けることが重要です。

コミュニケーションツールの導入

営業部門と営業事務の連携を強化するためには、チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールの活用が効果的です。特にリモートワークが普及した現代においては、リアルタイムの情報共有が生産性に大きく影響します。

導入が推奨される主なツールは以下のとおりです。

• SlackやChatworkなどのビジネスチャット

• Google MeetやZoomなどのオンライン会議ツール

• NotionやBacklogなどの情報共有・タスク管理ツール

これらを活用することで、確認・相談・報告といったやりとりがスムーズになり、業務の停滞を防ぐことができます。

また、やりとりの記録が残るため、過去の対応履歴の確認やタスク管理にも役立ちます。特に複数の営業担当者をサポートする営業事務においては、業務の見える化によりミスの防止や業務分担の最適化が期待できます。

営業事務に必要なスキル

営業事務の業務フローを円滑に進めるためには、単なる事務作業のスキルだけでなく、営業職への理解やITリテラシー、社内外との連携を図るためのコミュニケーション能力が必要です。

ここでは、営業事務として高いパフォーマンスを発揮するために求められる代表的なスキルを下記の3つ紹介します。

• 営業職の経験・理解

• PCスキル

• コミュニケーション能力

営業職の経験・理解

営業事務は、営業担当者をサポートする役割を担うため、営業の業務内容や営業プロセス全体の理解が不可欠です。

見積書や提案資料を作成する際には、顧客とのやり取りの背景や、業種・業界ごとの商習慣に対する理解が求められます。営業経験がある人材は、営業担当者の意図を汲み取りやすく、提案内容の精度を高めるサポートが可能です。

営業フローの各ステージを正確に理解していれば、進捗管理やデータ入力の精度も向上し、全体の業務効率化にも寄与します。

PCスキル

営業事務の業務においては、PCスキルの有無が業務のスピードと品質を大きく左右します。

Excelによるデータ入力・集計、WordやPowerPointを使った資料作成、メールソフトを用いた顧客対応など、幅広いソフトウェア操作が日常的に求められます。特にSFAやCRMといった営業支援ツールを導入している企業では、システムへのデータ入力や検索操作をミスなくスムーズに行う力が重要です。

また、関数やマクロを活用することで、定型業務の効率化が可能となり、作業時間の短縮にもつながります。

コミュニケーション能力

営業事務の業務フローでは、社内外の関係者とのやり取りが頻繁に発生します。そのため、正確で迅速な情報伝達や、柔軟な対応力が求められます。

営業担当者との密な連携を図るためには、相手の業務状況を把握し、必要なサポートを先回りして提供する姿勢が重要です。また、顧客からの電話やメール対応においても、適切な言葉遣いやマナーを身に付けておく必要があります。

業務に関わる関係者が多い場合には、調整力や状況に応じた説明能力も求められ、単なる事務作業以上の対応力が評価されます。

営業事務の効率化する際の具体的な手順

営業事務の業務を効率化するためには、単にツールを導入するだけでなく、段階的に課題を整理し、業務フロー全体を見直すことが重要です。

ここでは、営業事務の業務効率化を推進するために必要な3つの具体的なステップを紹介します。

1. 現状分析と課題の特定

2. 優先順位を決定

3. 効率化する手段を決める

1.現状分析と課題の特定

営業事務の業務を改善するには、まず現在の業務フローを正確に把握し、どの業務が非効率なのかを明確にする必要があります。

具体的には、日常業務の棚卸しを行い、各作業の工数・頻度・担当者・使用ツールなどを可視化します。この過程で、無駄な重複作業や属人化している工程、手作業が多く発生している部分など、改善すべきポイントが浮き彫りになります。

特にSFAやExcelに手入力している情報の重複や、営業担当者との連携不足による二度手間は、業務効率の大きな障害となるため、重点的にチェックする必要があります。

現場の声を丁寧にヒアリングし、現実的なボトルネックを特定することが、次のステップへの土台となります。

2.優先順位を決定

課題が洗い出された後は、すべてを一度に解決しようとせず、影響の大きさや実現可能性をもとに優先順位を決定することが重要です。

営業活動に直結するような資料作成や見積対応のフロー改善は、他の業務よりも優先的に取り組むべき対象です。一方で、すぐに着手できない業務については、中長期的な改善計画に組み込む形で管理することが推奨されます。

優先順位を明確にすることで、業務改善の進捗が可視化され、関係者の理解と協力を得やすくなります。また、タスクごとにKPIや目標工数を設定することで、営業事務の効率化施策が定量的に評価できるようになります。

全体の業務バランスを見ながら、現実的な順序で改善策を実行する体制を整えることが鍵です。

3.効率化する手段を決める

優先課題が決定した後は、それを解決する具体的な手段を選定するフェーズに移ります。

手段には、SFAやRPAなどのITツールの導入、業務マニュアルの整備、外部パートナーへのアウトソーシングなど、複数の選択肢があります。営業事務の業務内容やフローに合致した方法を選ぶことが成功のポイントです。

入力作業が多く人的ミスが頻発している場合には、テンプレートの活用や自動化ツールの導入が有効です。ツールを導入する際には、営業部門や他部署との連携も考慮し、業務全体にどのような影響を与えるかをシミュレーションする必要があります。

効率化手段の導入後には、業務がどれだけ簡素化されたかを定期的に検証し、必要に応じて再調整を行うことで、継続的な業務改善が可能になります。

営業事務の効率化に成功した事例

営業事務の業務フロー改善やツール導入、業務マニュアル整備などの施策によって、複数の企業で業務効率化や売上向上、ミス削減に成功しています。

ここでは、営業事務の効率化に成功した具体的な事例を紹介します。

営業支援ツール導入で商談数4.4倍、広告費が半減した事例

ある不動産・建設業を手掛ける企業グループのマーケティング部門が分離独立し、営業事務を含む業務フローの効率化を図りました。従来、グループ各社で紙やExcelで管理されていた情報を営業支援ツールに統合することで、業務関連情報をリアルタイムかつ正確に把握できるようになり、迅速な経営判断が可能となりました。

さらに、広告媒体をWeb中心に切り替え、インサイドセールス部門を設立。シナリオ設計と営業支援ツール、MAツールによる効果的なコンテンツ配信を継続した結果、月間1,560万円だった広告費を3年で800万円まで削減しながら、Web経由の集客数は3.3倍、商談数は4.4倍に増加しました。

このように、ツールの特性を理解し積極的に活用することで、多方面での業務効率化と最適化を実現した事例です。

参考：salesforce｜SFAとは？主な機能や効果的な活用方法、活用事例を解説

インサイドセールス体制の構築で商談化率を2倍に向上した事例

ある人材管理クラウドサービスを提供する企業では、営業組織の拡大に伴い、営業事務やアポイント管理、商談対応が属人化し、対応速度や受注機会に課題を抱えていました。そこで、インサイドセールス部門を本格的に設置し、マーケティングから営業へのリード引き渡しを標準化。マーケティング部門がスコアリングしたリードを、インサイドセールスが確実にフォローする体制を構築しました。

この仕組みによって、リードへの対応スピードが改善され、商談化率は従来の約2倍に向上。さらに、営業活動全体が可視化されたことで、営業事務の負担軽減と業務効率化にもつながりました。マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールスの分業体制が確立されたことにより、組織全体の営業パフォーマンスが大きく向上しています。

参考：Adobe｜Customer Success Stories